Alla anmälningar som kommer till donationsregistret behandlas på samma sätt.
Anmälan granskas och anmälningar som är uppenbart felaktiga sorteras bort. Därefter skrivs uppgifterna in i registret men blir inte omedelbart tillgängliga för vården. En utskrift från registret tas fram och skickas till anmälarens folkbokföringsadress inom tre veckor. Anmälaren har då möjlighet att kontrollera att registeruppgifterna är korrekta. Om så är fallet behöver anmälaren inte göra något mer.
Endast ett fåtal personer har behörighet att söka i registret (samtliga sökningar registreras). Sökningar får bara göras efter det att en tänkbar donator avlidit.
Uppgifterna i donationsregistret sparas tills dess att den som anmält sig vill ändra eller tills de gallras sex månader efter vederbörandes död.